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Abschlagszahlungen - im Rahmen eines Rechnunseingangsworkflow verarbeiten

VanessaMartinez
VanessaMartinez
Finance
Hallo,
wir bekommen von einem Vorsystem kred. und log. Rechnungen (PDF + Metadaten), die wir dann in SAP vorerfassen und weiterverarbeiten.
Das funktioniert bisher auch ganz gut, leider kommt nun unsere FiBu und möchte gerne Abschlagszahlungen nutzen.
Entsprechend lassen wir uns zukünftig vom Vorsystem mitgeben, ob es sich um eine Abschlagszahlung handelt. Das ist der leichte Teil.
Dadurch identifizieren wir den entsprechenden Prozess.
Wie würde ihr die Abschlagszahlungen und die Gesamtrechnung in SAP verarbeiten?
Meine bisherige Überlegung ist, dass ich die, als Abschlagszahlung gekennzeichneten Rechnungen, als Anzahlungsanforderung vorerfasse.
Ziel-Sonderhb. Kz. immer "F".
Da die Abschlagszahlungen dann auch freigegeben werden sollen, würde ich vor dem Zahllauf noch überprüfen, ob alle Positionen der Abschlagsrechnung geprüft und freigegeben worden sind. Wenn ja, wird die Anzahlungsforderung beim Zahllauf berücksichtigt.
Kommt dann die Gesamtrechnung, würde ich diese als normale logistische Rechnung behandeln.
Wie aber stelle ich nun den Bezug zur den bisherigen Abschlagsrechnungen her? Wie kann ich die bisherigen Anzahlungsanforderungen damit verbuchen? Was sollte ich dabei noch beachten?
Sorry für diese rudimentären Fragen, aber mir fehlt diesbezüglich gerade die richtige Idee und der Durchblick.
Vielen Dank, Vanny

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5 Answers

  • danilongo1978
    danilongo1978
    Hallo Vanny,
    den Bezug stellst du meines Wissens über die Transaktion F-54 her. Dort zieht er sich dann die Anforderung/Anzahlung an.
    Beste Grüße
    Longes
  • VanessaMartinez
    VanessaMartinez (Author)
    Hallo Dani, sorry für die urlaubsbedingte, verspätete Antwort.
    Ich versuche es derzeit, allerdings habe ich noch die Herausforderung, dass bzw. bei log. Abschlagsrechnungen (gebucht mit F-47) diese nicht in der Bestellungentwicklung auftauchen, obwohl es in einigen Tutorials so angegeben wird. Ich bin also noch nicht final dazu gekommen. Hintergrund ist auch, dass ich die Aktivitäten dann workflowgesteuert machen muss, da es im Rahmen eines Rechnungseingangsworkflow läuft.
    Grüße,
    Vanessa
  • Professor031
    Professor031
    Hallo Vanessa,
    grundsätzlich:
    die TA "F-47" bucht nichts, es wird lediglich ein sog. "Merkposten" erzeugt. Dieser taucht dann auch nicht in deiner Bestellentwicklung auf. Erst dann, wenn durch das Zahlprogramm (...) eine reguläre Anzahlung daraus wurde, siehst du den Posten u.a. auch auf der Bestellung.
    Hier ein Szenario, das ich mal vor einiger Zeit als Erläuterung für die Buchalltung ntworfen habe:
    Szenario für die Buchung von Anzahlungen (kreditorisch):
    1. Buchung der Anzahlungsanforderung mit der TA „F-47“ um einen „Merkposten“ zu erzeugen
    2. Bezahlung des Merkpostens durch das Zahlprogramm „F110“, damit zum richtigen Zeitpunkt die Umwandlung in eine Anzahlung und somit die Buchung der Vorsteuer erfolgen kann
    3. Buchung der „Schlussrechnung“ im Zeitpunkt des Eingangs in voller Höhe, damit der korrekte Ausweis der Höhe des Aufwands / der Investition erfolgt (Transaktion z.B. „FB60“)
    4. Verrechnung der Anzahlung mit der Schlussrechnung, Transaktion „F-54“
    5. Zahlung des Restbetrages an den Kreditor durch das Zahlprogramm „F110“
    Diese einzelnen Schritte müssen durchlaufen werden, wenn sichergestellt werden soll, dass zum einen der Vorsteuerabzug für die Anzahlung erst dann erfolgt, wenn diese gezahlt wird (steuerliche Vorschrift) und zum anderen, dass die Schlussrechnung nicht noch einmal in voller Höhe bezahlt wird, sondern nur der Differenzbetrag zwischen Anzahlung und Schlussrechnung.
    Ich hoffe, du kannst damit etwas anfangen. Falls nicht oder bei Rückfragen gerne melden.
    Viele Grüße,
    der Prof.
  • danilongo1978
    danilongo1978
    Jap, der Prof hat wie immer recht :-)
    Die erste Buchung schlägt sich nicht in der Bestellung nieder, erst die Schlussrechnung.

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