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FI-AA Archivierung

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Finance
Hallo zusammen,
Hat jemand von euch Erfahrung mit Archivierung im Bereich FI-AA?
Beim Archivieren gibt es doch Verweildauer, z.B. 8 Jahre, also im GJ 2017 würde alle bis einschließlich 2007 archiviert werden.
Wir haben es in unser Testsystem getestet und folgendes festgestellt:
- Deaktivierte Anlagen: wenn deren Deaktivierungsdatum <= 31.12.2007 werden sie im Archiv verschoben --> i.O.
- NICHT deaktivierten Anlagen: alle Werte (Bewegungen und AfAs) „verschwinden“ für alle GJe unter 2008 aus Asset Explorer und Tabellen --> ich hätte es erwartet, dass die aktiven Anlagen wie gehabt bleiben, mit all deren Bewegungen sowohl im Asset Explorer, als auch in den Tabellen. Wäre auch nicht so schlimm, was vor 2008 passierte, ist geprüft und nicht mehr von Interesse.
- Was aber wir noch festgestellt haben ist, dass die Bewegungen der Abschreibungen einschließlich 2015 auch „verschwunden“ sind. D.h., in den Fall der AfA’s wird die Verweildauer nicht berücksichtigt, sondern nur der laufende GJ +1 bleibt „stehen“.
Im Hinweis steht es auch so, die Archivierung hat eigentlich wie im Hinweis gehandelt.
Warum wir uns jetzt Sorgen machen:
Wie bestimmt jede Gesellschaft, haben wir regelmäßige Prüfungen – Wirtschaftsprüfung und Betriebsprüfung. Die WP ist jährlich, während die BP alle 5 Jahre stattfindet. Für uns ist sehr wichtig, dass die letzten 5, 6 Jahre immer da sind. Deshalb sehen wir es kritisch, dass die Bewegungen für AfA 2015 „verschwunden“ sind.
Weißt jemand, warum die Logik von SAP so ist? Warum wird die Verweildauer in diesem Fall nicht berücksichtigt und alles was AfA unter GJ + 1 ist, archiviert wird?
Wie sieht ihr diese Situation? Wäre es für die Betriebsprüfer (Finanzamt) i.O. so?
Vielen Dank im Voraus!
Grüße,
Camelia

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4 Answers

  • a.zipser
    a.zipser
    Hallo Camelia,
    ich stehe heute genau vor den gleichen Fragen - hast Du vielleicht in den letzten Jahren die Erfahrung sammeln und damit die Antworten bekommen können? Es würde mich sehr interessieren.
    Viele Grüße
    Alicja
  • inventar
    inventar
    Hallo zusammen,
    die Archivierung, auch die der Anlagenbuchhaltung, ist ein Relikt aus den Urzeiten der Datenverarbeitung. Seinerzeit war Speicherplatz knapp und teuer, zudem haben große Datenmengen das Systemleistung verlangsamt.
    Schon seit Urzeiten gibt es eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Die abgelegten/archivierten Papierbelege hierfür belegen heute noch ganze Kellerräume bzw. Regalreihen. Seit Jahrzehnten gilt dieser Aufbewahrungszeitraum auch für digital gespeichert Vorgänge.
    Stamm- und Bewegungsdaten der Anlagenbuchhaltung sollten daher nur für vor 11 Jahren ausgeschiedene Anlagen archiviert werden.
    Alle anderen Anlagen, sollten m.E. nicht archiviert werden. Gerade bei langlebigen Anlagen kann es sehr wichtig werden (z.B. bei Teilverkäufen oder -verschrottungen) die ursprünglichen Bewegungen einschl. der Zugriffe auf das optische Archiv zu erhalten.
    Erhalten Sie für Ihre Anlagenbuchhalter den komfortablen Zugriff auf über Jahrzehnte teuer angesammelte Daten. Speicherplatz und Systemleistung spielen heutzutage kaum mehr eine Rolle.
    Mit freundlichen Grüßen
    D. Schlagenhauf
    -
  • a.zipser
    a.zipser
    Hallo,
    ist die Anlagen-Archivierung (wie im SAP-Standard vorgesehen ist) aber korrekt unter der Berücksichtigung der Anforderungen für die Betriebsprüfung?
    Die Anlagen wurden bei uns bisher nicht archiviert. Wir haben im Rahmen der S/4-Vorbereitung das Abstimmreport FIN_AA_CORR_RECONCILE laufen lassen. Es gibt einige Anlagen, die inkonsistent sind. Die meisten Anlagen sind bereits seit über 10 Jahren deaktiviert. Unser Gedanke war - bevor wir es versuchen die Daten zu korrigieren, archivieren wir sie weg.
    Man kann aber (im Produktivlauf) nicht die einzelnen Anlagen wegarchivieren sondern man muss die Archivierung für den gesamtem Buchungskreis ausführen.
    An sich spricht nichts dagegen die Anlagen zu archivieren - es bleibt aber die Frage, ob die SAP-Lösung den Anforderungen der Aufbewahrungspflicht entspricht?
    Viele Grüße
    Alicja
  • Blue-Leo
    Blue-Leo
    Hallo zusammen,
    Wir archivieren jährlich unser Anlagevermögen, seit über 6 Jahren, und auch wenn die AfA's und Zugänge "weg" sind aus Asset Explorer (AW01N), hat kein Prüfer damit ein Problem.
    Wir sollen nicht vergessen, die Daten sind nicht gelöscht, sondern nur archiviert. Zugriff hat man auf jeden Fall durch Transaktion SARI.
    Viele Grüße,
    Blue-Leo

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